GDPR

Dataskyddsförordning – information om hur din data kan komma att användas när du besöker vår hemsida.

Du har enligt EUs lagstadga rätt till att begära information om hur och när din data –också känt som personuppgifter - behandlas (insamlad, använd, lagrad) av organisationer. Du har också rättigheten att veta detaljer och syftet av behandlingen. Vissa av våra tjänster på vår hemsida kräver användning av din personliga information. I dessa fall finns det länkar tillgängliga på respektive sida som omdirigerar dig till den specifika information som är relevant i dataskyddsförordningen. Här ger vi dig en generell överblick av några av de fall där vår hemsida hanterar din personliga information samt användandet av cookies och social media.

Vi samlar endast in personlig information till den nödvändiga gränsen att vi kan uppfylla ett precist syfte relaterat till våra arbetsuppgifter;

  • Vi använder din personliga data i direkta marknadsförings syften;
  • Vi återanvänder inte informationen till något annat syfte än det som är angivet;
  • Vi inför åtgärder för att garantera att din data är uppdaterad och giltlig och behandas säkert;
  • Under vissa omständigheter som anges i lagen, kan vi komma att avslöja din information till tredjeparter (som till exempel: europeiska byrån för bedrägeribekämpning, europeiska revisionsrätten, brottsbekämpande myndigheter) om det är nödvändigt och förhåller sig för lagliga och specifika syften;
  • Du har rätten att ha tillgång till din information, att korrigera din information och att be oss ta bort din information om du anser att din dataskyddsrättighet har blivit missbrukad;
  • Vi sparar inte din information längre än nödvändigt, för det specifika syftet som det var insamlat för från början;
  • Vi kan dock komma att spara din information en längre period för t.ex. historiska-, statistiska- eller vetenskapliga-syften, med lämpliga skyddsåtgärder;

Cookies

Cookies är korta textfiler som sparas på en användares enhet (t.ex dator, surfplatta eller mobil) av en hemsida och används för den tekniska funktionaliteten av en hemsida och för att samla statistik. Cookies används mestadels för att kunna ge användaren en mer personlig användning av hemsidan. En cookie är en liten data-del som en hemsida sparar på besökarens dator eller mobila enhet. Till exempel; När en onlinetjänst kommer ihåg din inloggningsinformation och loggar in dig automatiskt. När du besöker vår hemsida kan det hända att vi samlar in data från din webbläsare som t.ex. IP adress, hemsidor du har besökt, när du besökte hemsidan och vilken hemsida du blev omdirigerad från. Denna information används för att samla aggregerad och anonym statistik med en syfte att förbättra våra tjänster och för att kunna förbättra kundens användarupplevelse. När du besöker denna hemsida kommer vi att spara din webbhistorik i max 13 månader. Denna information kommer sedan att bli raderad. Om du önskar att ta bort din data ur vår anonyma, samlade statistik kan du kontakta oss via e-post.

Vi använder Google Analytics, en webbanalystjänst som tillhandahålls av Google, Inc (”Google”). Google Analytics använder ”cookies”, som är en textfil som skapas på din dator, för att hjälpa hemsidan att analysera hur en användare använder hemsidan. Informationen som genereras av cookien om din användning av webbplatsen (inklusive din IP-adress) kommer att överföras till och lagras av Google på servrar i USA. Vid aktivering av IP-anonymisering kommer Google att avkorta / anonymisera den sista oktetten av IP-adressen för EU-medlemsstater och för andra parter i avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Endast i undantagsfall skickas hela IP-adressen till och förkortas av Googles servrar i USA. På webbsidans vägnar kommer Google att använda denna information för att utvärdera din användning av webbplatsen, sammanställa rapporter om webbplatsaktivitet för webbplatsoperatörer och tillhandahålla andra tjänster relaterade till webbplatsaktivitet och internetanvändning till webbplatsleverantören. Google kommer inte att associera din IP-adress med någon annan data som innehas av Google. Du kan vägra användning av cookies genom att välja lämpliga inställningar i din webbläsare. Vi påpekar emellertid att om du gör det, kanske du inte kan använda hela webbplatsens funktionalitet.

Som standard spåras webbläsarens upplevelse av webbplatsbesök av Google Analytics för att kunna producera anonymiserad statistik. Dessutom kan du förhindra Googles samling och användning av data (cookies och IP-adress) genom att ladda ner och installera det tillgängliga webbläsarprogrammet på https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en. Observera att på denna webbplats kompletteras Google Analytics-koden med "gat._anonymizeIp ();" för att säkerställa en anonymiserad samling av IP-adresser (så kallad IP-maskering). Rensa webbplatsens cookie.

'Spåra inte'-inställningar

Spåra inte är en funktion som gör det möjligt för besökare att välja bort att spåras av webbplatser för alla ändamål, inklusive användning av analytiktjänster, annonseringsnät och sociala plattformar. Spåra inte alternativ är tillgängliga i ett antal webbläsare, inklusive: Firefox Chrome Safari Opera Om du aktiverar spårar inte i din webbläsare, kommer Google Analytics att respektera ditt val. Du kommer inte att spåras. Dessutom väljer du bort aggregering och analys av data för vår webbplatsstatistik. Om du har inaktiverat alla cookies från din webbläsare samlar vi fortfarande några allmänna data om din bläddring (till exempel registrering av en besökare på vår hemsida) men de blir mindre korrekta och ditt besök spåras inte.

Vilken typ av personliga data hanteras av hemsidan? Vi hanterar endast personliga data som är inskickad via våra hemsideanvändare. Detta inkluderar namn; kontaktuppgifter samt innehållet i anklagelserna (endast om det sistnämnda kvalificeras som personlig data). Vem kan få min personliga data? Fallfilen som innehåller din personliga data är tillgänglig för den relevanta personalen. All behörighet till filen loggas. Vad är mina rättigheter? Du har berättigad behörighet till din personliga data som vi har samlat om dig och att få dem ändrade om så behövs. I vissa fall har du också rätten att blockera din data eller radera eller invända om dess hantering. För mer information, vänligen se Punkt 13 till 19 av förordningen. För att använda något av dessa rättigheter vänligen kontakta oss via vårt kontaktformulär. Vi kommer att svara inom tre månader. Vänligen notera att i vissa fall kan restriktioner under Punkt 20 gälla.

Policy för behandling av personuppgifter

All behandling av personuppgifter måste uppfylla de grundläggande principer som anges i dataskyddsförordningen(GDPR). Principerna innebär bland annat att personuppgifter bara får samlas in för berättigade ändamål som inte är alltför allmänt hållna och att mängden uppgifter ska begränsas till vad som är nödvändigt för ändamålen. Informationsinsamlingen ska därför direkt eller indirekt underlätta servicen för de enskilda medlemmarna, samarbetet med lärosätet och/eller förbättra organisationens administration. Uppgifterna får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål och inte heller sparas längre än nödvändigt. Den i organisationen som behandlar personuppgifter ska kunna visa att principerna följs vid slumpmässig tillsyn.

Den del av SAKS organisation som behandlar personuppgifter ska ansvara för och kunna visa att man följer bestämmelserna i dataskyddsförordningen (d.v.s. det enskilda utskottet, rådet etc. har ansvarsskyldighet för de enskilda förtroendevalda eller anställda som hanterar persondata).

De personuppgifter som behandlas i verksamheten, samlas in genom krypterade uppgifter från de delar av lärosätet där SAKS har kårstatus. Dessa uppgifter behandlas av vårt avtalade medlemssystem, Stiftelsen Göteborgs Studentbostäder, Fysiken AB och Mecenat AB i skriftliga avtal där skyddandet av information mellan parterna ingår.

Det ska vara tydligt för medlemmen när den tecknar medlemskap vilka parter som kan ta del av den information som hen uppger i samband med sitt medlemskap. Denna information ska finnas överskådlig med individuella kryss-knappar på hemsidan i samband med att medlemskap tecknas digitalt eller ges med muntligt godkännande på direkt fråga då medlemskap tecknas vid fysiskt möte.

Lagstöd för nödvändighet måste finnas för de uppgifter SAKS efterfrågar av sina medlemmar tillika delar med sig av till avtalade externa parter. Missbruk av personuppgifter ska utredas skyndsamt av Kårstyrelsen och då så är påkallat polisanmälas.

Om en medlem önskar plocka ur sina uppgifter ur systemet ska detta göras så långt som möjligt. Personuppgifter i medlemssystemet visas heller inte för andra än presidium samt tjänstemän inom organisationen, om inte Kårstyrelsen beslutar som särskild behörighet för enskilda förtroendevalda.

Policy för hantering av känslig information och studentärenden

Ett utbildningsbevakande förtroendeuppdrag inom studentkåren innebär att man ibland blir anförtrodd information om enskilda studenters hälsomässiga, studiemässiga eller sociala situation. Student som genom sitt förtroendeuppdrag får tillgång till känsliga uppgifter om enskilda individer ska inte utan individens uttryckliga godkännande föra dessa uppgifter vidare.

Alla förtroendevalda inom studiebevakning ska informeras om denna policy när de tillträder sin post. Kårstyrelsen är ytterst ansvarig för att denna information sker samt ska hantera ärenden där misstanke om brott mot denna policy föreligger.

Studentärenden är studenter som vänder sig till studentkåren för att få hjälp eller stöd i ärenden gentemot universitetet. Studentärenden hanteras i första hand av kårordförande och vice kårordförande med ansvar för utbildningsbevakning. GUS ombud är stöd i hanteringen av studentärenden.